Dans le cadre de son développement et après le départ de son assistante, le Citepa recherche :
un(e) assistante(e) administratif(ve) et comptable
pour intégrer l’équipe de 3 personnes composant le département AFFAIR (Administration des ventes, Finance, Formation, Accueil, Informations/intendance, Ressources humaines).
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Le poste est à pourvoir dès que possible.
La personne recherchée participera à des missions très diverses :
1. Missions relatives aux domaines administratifs et comptables
· Accueil, standard, enregistrement et distribution du courrier
· Portage de courriers France et International, commande de coursiers
· Intendance et organisation, stockage : approvisionnement en fournitures courantes hors IT et en fournitures sanitaires & alimentaires pour les salariés mais aussi pour les visiteurs, maintenance des locaux et lien avec interlocuteurs afférents
· Relation avec les fournisseurs dont téléphonie, reproduction interne et externe, entreprise et personnel de nettoyage, services de messageries…
· Organisation de missions : réservations transports & hôtels, demandes de visas, rédaction des ordres de mission…
· Appui aux réunions, colloques et autres évènements en nos locaux ou non (préparation/réservation des salles de réunion, accueil des participants, mise à disposition de boissons/viennoiseries, réservation hôtels/restaurants…)
· Assistance à la préparation des sessions de formation (gestion des inscriptions, établissement des conventions et feuilles d’émargement, gestion des salles de formation…)
· Participation à certaines opérations comptables (gestion des notes de frais et avance de frais, gestion des cartes affaires, vérification et saisie des factures fournisseurs et autres tâches ; selon les directives des responsables)
· Participation à certaines opérations d’administration des ventes (facturation, aide montage de dossiers de réponse aux appels d’offre, mise à jour documents de support ; selon les directives des responsables)
· Participation à la gestion de boites e-mail (recrutement et autres…)
· Rédaction de courriers & rapports, classement de documents
· Suivi des travaux de reproduction externe
· Prise de notes en réunion, rédaction de compte rendus, aide au secrétariat juridique
· Recherche d’informations diverses dans le cadre des travaux réalisés au CITEPA
· Demandes diverses du département affaire ou de la direction (CODIR).
2. Missions relatives aux relations avec les partenaires du CITEPA et à sa communication.
· Contacts d'accueil avec les partenaires existants ou potentiels (adhérents, non adhérents, clients, fournisseurs, partenaires) du CITEPA en France et à l'étranger
· Contact et relance des participants aux évènements du CITEPA (petits-déjeuners, Journée d’Etudes...)
· Aide ponctuelle à l’équipe communication.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Salaire : 28 000,00€ à 32 000,00€ par an
Avantages :
- Épargne salariale
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre-restaurant
Programmation :
- Travail en journée
Types de primes et de gratifications :
- 13ème Mois
- Primes
Formation:
- Bac +4 (Maîtrise) (Optionnel)
Expérience:
- Expérience administrative: 3 ans (Exigé)
Langue:
- Anglais (Exigé)
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 15/09/2023
Date de début prévue : 11/09/2023
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